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面试前5分钟的表现可能决定你的工作机会

来源:登封人才网 时间:2020-01-05 作者:登封人才网 浏览量:

今天你即将与我(公司的总经理)做最后一场面试。这是求职应聘的最后一关,作为面试者,你肯定不会迟到。我通常会与秘书合演一出戏,就是在你抵达办公室后,我的秘书会先出面跟你说:“陈总正在一个重要的视频会议上,请随我到会议室稍等几分钟。”5分钟后,我再到会议室表达欢迎之意,把你领进我的办公室。短暂的寒暄后,第一个问题是:“请你描述刚才所在的会议室。”


为什么我要问这个问题?因为所有的高管一定都非常忙碌,他们希望在最短的时间内,了解求职者更多方面的能力,其中一项就是“观察力”。想象在如此高压的氛围下,一个人在会议室等待的短短几分钟里,你会做些什么?是专注思考稍后如何应对面试官?或是滑手机,看看社群网站上朋友圈的新消息放松心情?别小看这5分钟,面试前的5分钟表现可能决定你的工作机会,这是职场观察和叙述能力的最初体现。

想成为干才,必须具有良好的观察力

在任何高压氛围下,仍能全神观察周遭事物,同时可以很好与客户商谈的能力,至少你要有培育这项专业能力的潜能。只有拥有这样的能力,才不至于只是傻乎乎地跟着,显得无所事事。如果在主管与客户开会时,做不到多搜集会议中有形的、无形的信息,便降低了随行参与会议的意义。这种随时关注周遭事物的能耐,要经常练习才能内化为个人的特质,进一步提升自身潜力,进而成为干才。每次当我问求职者:“能不能描述刚才你所在的会议室?”多数人都会先愣一下,有些甚至无法回答。


期许自己成为主管最佳的耳目

上述这道题目背后的考量和重点是什么?就是有素养的部属,在高压的情境下,依然有能力收集周遭环境所提供的信息,眼观六路,耳听八方。跟着主管参加商务会议,就要负责协助主管搜集信息,这样随行才有价值。

其次,我可以透过这个题目,了解求职者商业叙述的基础能力。你能不能冷静地观察环境,在短时间内整理出所得到的信息,并分享给别人,让没在现场的人听到说明后有如临现场的感受。


大家应该感受到了这是一个并不容易的挑战。想一想,绝大多数职场人士的职场生涯,都是从助理开始。这个时候的你,主要的工作是完成被分配的任务,同时还要承担主管的耳目与手脚角色。而耳目与手脚的工作重点,就在于帮助繁忙的主管搜集资料,主管不在的地方帮主管多看多听。如果主管让你去开会,希望你不要错过记录会议中交换的不同观点及意见,以优化组织决策。因此,至少要把该会议相关的人、事、时、地、物做事实性的描述。


主管们通常比助理的职场经验丰富,助理知道的事,主管大都经历过。因此,助理汇报的信息价值主要来自开会过程中,哪些部门主管有哪些意见,或是开会时有哪些特殊的情境发生。这些信息,可以供主管在做下一步决策时,作为有价值的参考。如果小张代表公司参加会议,回来汇报:“今天这个会议,讨论了我们双方关于共同营销xxx新产品的议题,得到了xxx的共识,预计明天会拿到会议记录。今天我们公司有两人出席,我与工程师小陈,对方有三人出席,王总主持。会议两点开始,进行了两个小时。会议主要总结了我们双方对新产品功能的探讨,也对修正功能做出了调整建议,我与小陈都展示出了我们公司的强项,基本上没有意料外的议题。下班前,我给您一份会议简要。”这才算是合格的报告。


观察和叙述是职场人士的基本功

在这里,我归纳一下观察与叙述的原则。观察的原则,基本上是追求巨细靡遗。而叙述的原则是:尽量单纯叙说事、物,暂时不加人个人感受。先说总体轮廓,再说次要重点,有时间再描述细节。尽量借助数学、几何等科学性的语汇,例如数量、比例、形状。商业叙述的信息不要“超重”,即信息量一次不要太大,否则可能让听者疲劳,抓不住重点。观察力的提升需要经常锻炼,这是一门逐渐累积的功夫。

锻炼方法是:不论在任何场合都关注有趣的题材,练习做描述,把它们当作说故事的材料,慢慢地提升叙述能力。描述或表达一件事的基本原则如下:先概要叙述事件,五大要素(人、事、时、地、物)。辅助事实的陈述。因果论述,也就是分析事理。探讨该事件可能产生的冲击与影响。视情况场合允许,进行主、客观评论(花絮、反讽、对照)。


商业叙事,特别讲究“言简意赅”,一定要先讲目的和结果。在职场里向主管口头或书面汇报,不同于一般与朋友的对话。职场要求效率,信息的收发端,都要以最精简的方法,传达最关键的信息,所以双方都要有能力化繁为简、见微知著,避免浪费宝贵的时间与心力。其基本顺序如下:为文目的(供参考、会知、核准…。扼要叙事(背景、拟请核之议)。利弊分析、因果论述。事实缘由(人、事、时、地、物)。其他补充论述与分析。


你在向主管做报告时,只要先点出主题,稍加陈述,主管大概都知道你所面对的问题方向。所以,要先讲结论,如果有亮点,主管可以直切主题,继续让你说下去。如果报告没有亮点,主管知道你的目的和结论就行了。我们身处一个充满活力的年代,每个职场人士都要训练优质的商业沟通能力,清晰表达彼此所获得的商业信息,提升公司决策判断的质量。职场观察和叙述能力,面试前5分钟的表现可能决定你的工作机,会观察、内化、整理清楚及做重点、摘要的商业沟通力,是职场人士一项非常关键的能力。

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